關(guān)于RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方案

發(fā)布時間:2020-11-27 11:19:47 | 瀏覽次數(shù)：

近年來，檔案保管中心在各地興起，檔案高密度存儲直接關(guān)系到檔案中心的經(jīng)濟和社會效益。上海營信公司將射頻技術(shù)應(yīng)用于高密度智能文件管理領(lǐng)域，充分利用自動化倉庫的優(yōu)勢和無線射頻技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)倉庫信息管理自動化和文件出庫工作的自動化，對提高文件流通效率起到重要作用?，F(xiàn)在我們一起去了解一下。

一、RFID技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用。

1.數(shù)據(jù)收集的非接觸方法RFID技術(shù)大大提高了管理者對存儲在水庫地區(qū)的物品的信息收集、交換和跟蹤功能。管理員不需要打開文件箱，只需將標記有RFID的文件箱從閱讀器前面經(jīng)過，即可讀取芯片上存儲的數(shù)據(jù)。不怕油污、灰塵污染等惡劣環(huán)境，可以在惡劣環(huán)境下工作。與條形碼、磁卡等媒體不同，如果表面不干凈，就不能正確讀取。

2.標簽信息容量，長服務(wù)壽命

RFID標簽上可以存儲的數(shù)據(jù)量比傳統(tǒng)條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)大幅度增加1K或8K，可以存儲更多信息。對于文件管理應(yīng)用程序，可以將存檔的基本信息和貸款記錄寫入芯片并保存。

3.高安全性

對標簽的數(shù)據(jù)訪問受密碼保護，標識碼獨特，不能模仿。這種高度的安全保護措施不會偽造和篡改標簽上的數(shù)據(jù)。

4.抗污染性能和耐久性

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙，所以容易被污染，但RFID對水、油、化學(xué)藥品等有很強的抵抗力。另外，條形碼貼在塑料袋或包裝盒上，特別容易折疊。RFID標簽將數(shù)據(jù)存儲在芯片上，保護其免受跌落。

RFID檔案盤點管理

二、文件管理應(yīng)用系統(tǒng)工作流中的RFID技術(shù)

1.檔案入關(guān)

接收整理處工作人員收到文件后，將文件類別、文件名、文件編號、文件密度、簽入時間、保留期限、文件內(nèi)容摘要等數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。通過RFID電子標簽打印機打印電子標簽，并將文件信息寫入電子標簽芯片。電子標簽貼在印有文件名、編號、類別、密級等基本信息的保管箱表面。

貼有電子標簽的文件將送到保管室保管。保管辦公室工作人員通過RFID讀取器掃描文件電子標簽，注冊保管時間，設(shè)置特定的保管位置，在系統(tǒng)上創(chuàng)建文件的保管記錄。

2.文件貸款

貸款申請

在大廳安裝自助文件信息瀏覽器后，貸款人將查詢所需貸款文件的信息，通過查詢器打印貸款票據(jù)，在小表上打印所需的貸款文件信息(姓名和代碼)，同時，小票據(jù)上也將打印業(yè)務(wù)處理順序號碼。也就是說，查詢機也具有業(yè)務(wù)處理自動編號功能。

貸款登記

貸款人出示相關(guān)證明和貸款表，利用大堂運營者需要登記的文件和貸款人的信息確定后，提交貸款申請記錄。對于需要批準的部分存檔文件，存檔閱讀器可以通過軟件進行在線批準，批準后可以借用審計記錄。

文件查詢

在每層儲位職員電腦上安裝文件流通管理子系統(tǒng)，如果有新的貸款申請，電腦畫面上會自動顯示記錄。顯示的信息包括文件名、文件編號、保存位置等，員工按記錄執(zhí)行文件查詢申請。

搜索完成后，員工必須通過讀卡器掃描電子標簽，完成文件簽出注冊，并將文件簽出時間、簽出文件編號記錄在系統(tǒng)中。

租賃文件

貨位工作人員將文件交給用戶大廳工作人員，將文件交給用戶之前，必須在系統(tǒng)上進行電子標簽掃描注冊，并記錄租賃時間和文件號碼。

3.返回文件

(1)用戶審閱完文件后返回文件，工作人員掃描文件電子標簽，注冊返回時間和文件號碼，完成返回注冊。用戶超過指定的查詢時間時，將自動顯示通知。

(2)貨位工作人員在將文件送回指定保管地點之前，進行電子標簽掃描登記，登記登記登記時間，登記完成后，文件將處于簽入狀態(tài)。

我們都知道存檔的價值有時間效應(yīng)，為了減少存檔管理資源的使用，必須銷毀失去存檔價值的文件。文件進入管轄時，將保留期寫入RFID標簽，并存儲在中央數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當保管期限到期時，軟件可以自動離開文件到期提示，由管理員銷毀或繼續(xù)進行保管處理。想了解更多應(yīng)用程序的讀者朋友向上海營信咨詢詳細內(nèi)容。

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